Devenir syndic bénévole est une décision engageante. Si vous n'avez pas besoin de carte professionnelle, vous restez soumis aux mêmes obligations légales qu'un syndic professionnel en matière de gestion, de comptabilité et de convocation des assemblées. Voici ce que la loi vous impose.
Qui peut être syndic bénévole ?
Pour être désigné syndic bénévole, vous devez obligatoirement être copropriétaire dans l'immeuble que vous gérez (article 17-2-1 de la loi du 10 juillet 1965). Cette condition est impérative : un non-propriétaire ne peut pas exercer cette fonction, même à titre gratuit.
Bon à savoir : un nu-propriétaire ou un usufruitier peut être syndic bénévole. En revanche, un locataire ne le peut pas, même s'il est membre du conseil syndical.
L'obligation d'assurance responsabilité civile
Le syndic bénévole doit être couvert par une assurance responsabilité civile. Vérifiez votre contrat d'assurance habitation : la plupart des contrats "tous risques" incluent une clause RC syndic bénévole. Si ce n'est pas le cas, une extension spécifique coûte généralement entre 50 € et 150 € par an.
En cas de faute de gestion — une procédure judiciaire mal suivie, un contrat d'entretien expiré, un sinistre non déclaré — vous pouvez être tenu personnellement responsable en l'absence de couverture adéquate.
La comptabilité conforme au décret de 2005
La tenue d'une comptabilité est obligatoire, conforme au décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat de copropriétaires. Ce décret impose l'utilisation du Plan Comptable des Organismes Privés (PCOP) adapté aux copropriétés.
- Établir un budget prévisionnel chaque année, soumis au vote de l'AG.
- Tenir un grand livre des recettes et dépenses.
- Produire un état des dépenses par poste en fin d'exercice.
- Présenter les comptes annuels à l'approbation de l'AG.
- Conserver toutes les pièces justificatives pendant 10 ans.
Le compte bancaire séparé : une obligation stricte
L'article 18 de la loi de 1965 impose au syndic d'ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Ce compte ne peut en aucun cas être confondu avec le compte personnel du syndic. Les fonds du syndicat (charges courantes, fonds de travaux, avances) doivent transiter exclusivement par ce compte.
Exception : les syndicats de moins de 15 lots peuvent voter, en AG, la dispense d'un compte séparé et autoriser le syndic à gérer les fonds via son compte courant. Cette dérogation doit être renouvelée à chaque mandat.
Les assemblées générales : au moins une par an
Le syndic doit convoquer au moins une assemblée générale ordinaire par an, dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable. La convocation doit être envoyée aux copropriétaires au moins 21 jours à l'avance, par lettre recommandée avec AR ou remise en mains propres contre récépissé.
À cette AG annuelle, vous devez obligatoirement soumettre au vote : l'approbation des comptes de l'exercice clos, le vote du budget prévisionnel de l'exercice suivant, et toute question inscrite par un copropriétaire ou le conseil syndical dans les délais requis.
La conservation des archives
Le syndic bénévole est le gardien des archives de la copropriété. La durée minimale de conservation varie selon les documents :
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| Procès-verbaux d'AG | 10 ans |
| Pièces comptables | 10 ans |
| Règlement de copropriété | Illimité |
| Contrats de prestataires | 5 ans après expiration |
| Correspondance courante | 2 ans |
La responsabilité du syndic bénévole
Le syndic bénévole peut être mis en cause par les copropriétaires en cas de faute de gestion : dépenses non autorisées, sinistre non traité, travaux urgents non exécutés. Sa responsabilité est identique à celle d'un syndic professionnel. La différence : il n'a pas de garantie financière professionnelle obligatoire, d'où l'importance de l'assurance RC.